Apuraha-rekisteri 24.5.2018

Rekisterinpitäjä
Paulon Säätiö
Y: 0116787-3
Kappelitie 6 B
02200 Espoo
p. 010 2399 290
toimisto@paulo.fi

Yhteyshenkilö

Risto Renkonen
p. 040-5535219
risto.renkonen@paulo.fi

Rekisterin nimi
Apuraharekisteri, haku- ja maksatusosiot

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Paulon Säätiön tehtävien hoitaminen. Apuraharekisteri on perustettu apurahahakemusten ja apurahamyöntöjen ja –maksujen käsittelemiseksi sekä käyttöselvitys-merkintöjen tekemiseksi.

Paulo.fi-sivustolta kerätään automaattisesti joitakin tietoja kävijöistä. Tietoja käytetään sivuston käyttöliittymän ja käyttökokemuksen parantamiseen sekä kävijämäärien tilastolliseen seurantaan.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Apuraharekisteri: henkilön nimi, osoite, syntymävuosi ja yhteystiedot apuraha-hakemusosiossa ja –myöntöosiossa, minne tallennetaan myös tilinumero ja henkilötunnustieto sekä myöhemmin käyttöselvityksen saapumisen päivämäärä. Apurahan saaneet –luettelo: nimi, aihe ja myöntömäärä.

Kävijätilastointi tapahtuu Google Analytics –ohjelmalla.

Ko. tilastointitarkoituksia varten kerättyjä tietoja ei voida liittää yksittäiseen henkilöön (anonymisointi).

SÄÄNNÖNMUKAISET LÄHTEET

Tiedot apuraharekisteriin kerätään pääsääntöisesti asianomaisilta henkilöiltä itseltään.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS

Tietoja ei myydä, siirretä tai muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille, mutta Paulon Säätiö siirtää myönnetyistä tutkimusapurahoista apurahasaajan sekä hankkeen yleistiedot pysyvästi säilytettäviksi opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) Tutkimustietovarantoon perustuen lakiin tutkimustietovarannosta Finlex 1238/2021.

Apuraharekisterissä olevien hakemusten arvioijat näkevät henkilötiedot arviointia tehdessään samoin kuin apuraharekisterin ylläpitäjä hoitaessaan rekisterin ylläpitoon liittyvät toimeksiannot ja velvoitteet. Käyttöselvitykset kulkevat ko. järjestelmän ylläpitäjän kautta säätiölle. Lisäksi ilmoitetaan lakisääteisesti maksetut apurahat verottajalle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen asettamat kriteerit täyttävät apurahat.

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Apurahaohjelman tietojen osalta toteutetaan tietosuoja ja –turva oletusarvoisena ja sisäänrakennettuna. Pääsy teknisin järjestelmin käsiteltäviin henkilötietoihin on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Säätiön sisällä tietoja käsittelee vain tietoihin oikeutetut. Ulkopuolisina henkilötietoja käsittelee ainoastaan apurahahakemusten nimetyt arvioijat vain siinä laajuudessa kuin heillä on oikeus ko. tietojen käsittelyyn. Lisäksi mainittuja tietoja käsittelee apurahaohjelman ylläpitäjä henkilötietojen käsittelijänä.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja asianmukaisesti suojatussa arkistossa, johon on pääsy vain tietoihin oikeutetuilla.

TARKASTUSOIKEUS

Pääsääntöisesti jokaisella apuraharekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa talletetut tietonsa ja saada tieto siitä, ettei häntä koskevia tietoja ole rekisterissä. Pyyntö tietojen tarkistamisesta tulee tehdä sähköpostitse toimisto@paulo.fi –osoitteeseen tai kirjeitse säätiön osoitteeseen siten, että pyyntö on sen tekijän yksilöimä ja omakätisesti allekirjoittama taikka muutoin varmennettu.

OIKEUS VIRHEELLISEN TIEDON KORJAAMISEEN

Jokaisella apuraharekisterissä olevalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista esittämällä kirjallinen ja riittävän yksilöity korjauspyyntö. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse toimisto@paulo.fi –osoitteeseen tai kirjeitse säätiön osoitteeseen siten, että pyyntö on sen tekijän yksilöimä ja omakätisesti allekirjoittama taikka muutoin varmennettu.

Lisäksi rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti rekistereissä olevat mahdollisesti virheellisiksi havaitsemansa tiedot.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säätiö säilyttää apurahan saaneiden hakulomakkeet, myöntökirjeet ja niihin liittyvät maksuasiat sekä käyttöselvitykset apurahoista kymmenen vuotta. Muut hakulomakkeet säilytetään kolme vuotta.

Suosituskirjeet hakemuksiin hävitetään myöntötapahtuman jälkeen.

Saajaluetteloiden säilytysaikaa ei ole rajoitettu (historiikki).

Manuaalisesti kerätyt henkilötiedot arkistoidaan ja säilytetään tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti enimmillään kymmenen vuoden ajan.
Säilytämme tietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojalausekkeessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Poikkeuksena tästä ovat edellä mainitut luettelot, joiden rajoittamattoman säilytysajan katsotaan olevan perusteltua rekisterinpitäjän tehtävien toteuttamiseksi.

TIETOTURVARISKI

Henkilötietojen käsittelijä on sitoutunut varmistamaan henkilötietojen suojaamisen asianmukaisella tavalla. Mahdollisen tietoturvaloukkauksen tapahtuessa henkilötietojen käsittelijä on sitoutunut avustamaan rekisterinpitäjää estämään mahdolliset tietoturvaloukkaukset sekä niiden seuraukset.

Saadessaan tiedon mahdollisesta tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä ryhtyvät välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.

HAKUAIKA

Hakuajan alkamisesta ilmoitetaan säätiön kotisivulla, Helsingin Sanomissa, Turun Sanomissa, Suomen Lääkärilehdessä sekä Duodecim-lehdessä, kahdessa viimeksi mainitussa vain lääketieteen osalta.

Haun alkaessa avautuu sähköinen hakulomake ohjeineen. Hakuaika kestää kuukauden ajoittuen yleensä 15.8.xx-15.9.xx. Haun loputtua tapahtuu sähköisten hakemusten vastaanotto apurahaohjelmaan.

Arvioinneissa käytetään pisteytysjärjestelmää. Arvioinneista ei anneta lausuntoja hakijalle. Lausunnon antajan etu ohittaa hakijan edun.

Säätiön hallitus päättää myönnöistä lausuntoihin tukeutuen. Myönnöt lisätään ohjelmaan ja myöntömäärä lisätään maksatukseen.

Myöntökirjeet lähetetään apurahan saaneille hakemuksen osoitetietojen mukaan.

Apurahan saaja ilmoittaa henkilötunnuksen sekä tilinumerotiedon sekä mahdollisesti toivomansa maksupäivän/-päivät.

Apurahaerien maksatus alkaa jatkuen pitkin vuotta.

Apurahan saajan tulee toimittaa säätiön hallitukselle käyttöselvitys apurahasta säätiön kotisivulla olevalla lomakkeella puolen vuoden kuluttua viimeisestä maksuerästä.

Tiedot säilytetään kymmenen vuotta lukuunottamatta suosituskirjeitä, jotka hävitetään haun loputtua ja muita hakulomakkeita, jotka hävitetään kolmen vuoden kuluttua.